7 Kesalahan Mengirim Email

Menulis email yang efektif, langsung dan bersahabat adalah bentuk sebuah seni. Hal itu membutuhkan pemikiran, taktik dan tindakan hati-hati. Itu juga berarti harus memberikan perhatian untuk kemungkinan adanya kesalahan sebelum menekan tombol kirim. Learnvast 9 Mei 2012 memberikan 7 kesalahan dalam pengiriman email yang tidak boleh dilakukan :

1. Email Berisi Kemarahan
Akan sangat mudah untuk menjadi marah saat bekerja. Berbagi dengan teman dekat tentang gaya komunikasi orang lain yang berbeda, perilaku dan ego, hanya akan menciptakan bom waktu dalam kantor. Saat Anda merasa marah, akan sangat penting untuk mengalamatkan rasa frustasi Anda dengan seprofesional mungkin, jangan sampai Anda menyesali apa yang Anda katakan di kemudian hari. Jangan membuat tuduhan tidak mendasar atas sebuah berita. Pertimbangkan kembali konsekwensinya sebelum Anda menekan tombol kirim.

2. Salah Waktu
Jika Anda mengirimnya terlambat atau menunggu terlalu lama, maka resikonya Anda akan terlempar dari lingkaran dan orang lain dalam lingkaran itu yang mungkin akan mengakui ide Anda. Tapi jika Anda terlalu terburu-buru, maka resikonya Anda akan memberikan informasi yang kurang atau kesalahan yang tidak perlu.

Cobalah ambil waktu sejenak untuk mencerna berita yang Anda dengar dan pastikan untuk menyampaikannya dengan efektif. Lalu kapan waktu yang tepat? Jika lingkungan kerja Anda merupakan lingkungan kerja yang dinamis dan membutuhkan reaksi cepat dari email yang dikirim, pastikan untuk menjawab dalam waktu 1,5 jam. Tapi jika email itu tidak terlalu penting, jawablah di akhir waktu kerja atau hari kemudian.

3. Terlalu Banyak Kata-kata
Ini adalah sebuah email dan bukan sebuah buku. Cobalah untuk tegas dan jelas dan menyarankan untuk mengadakan pertemuan atau telepon jika ternyata Anda sampai harus menulis lebih dari satu atau dua halaman email. Dengan demikian Anda bisa menyampaikan kepada semua orang tentang detil-detil penting.

4. Ceroboh
Penerima email memperhatikan kesalahan penulisan, huruf kapital yang berantakan, kenyataan kalau Anda lupa menautkan dokumen atau bahkan lupa tidak memberikan nama pada dokumen tautan itu. Pastikan untuk memberikan perhatian lebih kepada hal ini dan lakukan cek kembali sebelum mengirimnya.

5. Terlalu Banyak Informasi
Kita semua pernah berbagi terlalu banyak informasi di kantor apakah itu tentang detil sebuah proyek, gosip rekan kerja atau berita terbaru seseorang. Hal seperti ini membuat Anda menjadi tidak enak dan aneh. Pikirkan kembali pesan yang akan Anda kirimkan melalui email dan fakta kalau email yang Anda kirim akan selamanya berada di kotak pesan penerima.

6. Membalas ke Semua Penerima
Jangan mengirimkan balasan ke semua alamat email yang ada jika 90% dari orang-orang tersebut tidak perlu mengetahui jawaban Anda yang mungkin bisa menyerang seseorang. Dan lakukan cek kembali untuk memastikan Anda tidak akan membalas ke semua orang. Orang yang bekerja dengan komputer menghabiskan ratusan jam untuk membaca email setiap tahunnya, jadi sangat penting untuk menjaga profesionalitas dan keperluan Anda.

7. Bermain-main dan Tidak Langsung
Jangan bermain-main. Spesifik dan langsung pada tujuan. Katakan yang Anda perlukan dan inginkan, dimana tempat pertemuan dan kapan waktunya. Jika Anda perlu mengarahkan seseorang, arahkan mereka. Ada alasan bagi setiap email yang Anda kirim.

via Tempo.co